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Datenschutzrechtliche Informationen und Hinweise für Interim-Manager

Der Schutz und der vertrauliche, integre Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen geben und Sie auf Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht hinweisen.

 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

GET AHEAD Executive Search GmbH
Steckelhörn 9, 20457 Hamburg
T +49 (0)40 20 209 -0
F +49 (0)40 20 209 -10
info@getahead.de
Geschäftsführende Gesellschafter: Matthias Zühlke und Alexander Matthies

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Dr. Sebastian Kraska, unter: sk@iitr.de oder per Telefon unter: +49 (0)89 18917360

 

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung und Ihres Vertragsverhältnisses von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit dies im Rahmen der Erfüllung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir in rechtmäßiger Weise von Dritten erhalten (z. B. von Gerichten, Behörden, Ämtern oder Versicherungen). Darüber hinaus können dies auch Daten sein, die wir im Rahmen unseres Suchauftrags für personalsuchende Arbeitgeber zum Zweck der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung erfasst haben. Diese personenbezogenen Daten können zum einen direkt aus dem Kontakt mit Ihnen stammen (durch direkte Kommunikation zwischen Ihnen und GET AHEAD und von Ihnen offengelegten Daten), von Ihnen zum Zweck der Personal- und Jobvermittlung online über Dienste sozialer Medien (z. B. Facebook, Google, Xing, LinkedIn usw.) bereitgestellt worden sein oder aus öffentlich zugänglichen Quellen im Internet herrühren. In Einzelfällen erhalten wir Ihre Kontaktdaten durch eine persönliche Weiterempfehlung.

 

3. Art der Daten

Relevante personenbezogene Daten betreffen insbesondere Ihre Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mailadresse) sowie für die zu besetzende Interim-Management-Position (IM) maßgebliche Informationen (aktuelle Branche, Unternehmensebene, Positionsfunktion, Abteilung, Arbeitgeber).
Darüber hinaus können auch folgende Informationen im Zusammenhang Ihrer Bewerbung auf die IM-Position verarbeitet werden: a) Geburtsdatum und Geburtsort, Anschrift, b) Lebenslauf und bibliografische Daten, c) Informationen über Ihren beruflichen Werdegang und zu Ihrer Vergütung, d) Informationen über Ihre Qualifikationen und Qualifikationspapiere, soweit wir diese Informationen von Ihnen erhalten haben, e) Daten über Ihre Eignung für freie Stellen bei Klienten, die wir im Rahmen unserer Bewertungen Ihres beruflichen Profils zusammenstellen, f) Informationen zu Ihrem privaten und beruflichen Leben, die aus dem persönlichen Kontakt mit GET AHEAD stammen und die für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Führungs- oder ähnliche Managementposition von Bedeutung sein könnten, sowie g) Daten bzgl. der vertraglichen Leistungserbringung bei Ihrer Platzierung der IM-Position (z.B. Zeiterfassung, Vertragsdaten, Honorar, Bankverbindungs- und Abrechnungsdaten wie Steuernummer, IBAN, BIC.)

 

4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten? – Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig und im Einklang mit der europäischen Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, die auf unsere Unternehmertätigkeit als Personalberatung und das mit Ihnen geschlossene Vertragsverhältnis Anwendung finden können (u. a. Telemediengesetz, Handelsgesetzbuch).

Im Rahmen des Suchauftrags unseres Klienten können Ihre Kandidaten-Informationen zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

  • Durchführung von Suchen nach potenziellen Kandidaten im Auftrag von Klienten, die eine Vakanz bei einer Fachkraftstelle, Führungs- oder ähnlichen Managementposition haben,
  • zum Betreiben der Datenbank, in denen Ihre Kandidaten-Informationen gespeichert sind,
  • um Sie über potentielle Fachkraft-, Führungs- oder ähnliche Managementpositionen zu informieren, die eventuell für Sie infrage kommen,
  • Bewertung Ihrer Eignung für freie oder frei werdende Stellen bei Klienten,
  • um Sie Klienten als Kandidaten und potenzielles zukünftiges Mitglied ihrer Geschäftsführung vorzustellen und
  • um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, z. B. um mit Ihnen einen Termin für ein persönliches Interview vereinbaren zu können.

Zusätzlich könnte es sein, dass Ihre Kandidaten-Informationen zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

  • Recherchieren von Informationen zu Ihrem privaten und beruflichen Leben, die öffentlich über Dienste sozialer Medien (z. B. Xing, LinkedIn, Facebook, Google usw.) oder im Internet verfügbar sind oder die sich aus den uns zuvor durch Sie offengelegten Daten ergeben, soweit diese Informationen für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Führungs- oder ähnliche Managementposition von Bedeutung sein könnten,
  • Kontaktaufnahme mit Ihnen, nachdem Sie bei einem Klienten eingestellt wurden, als Ansprechpartner für Klienten für die Einstellung von anderen Kandidaten oder als Informationsquelle für potenzielle Kandidaten für Drittklienten,
  • Erbringung von Services zur Integration im Auftrag eines Klienten, bei dem Sie eingestellt wurden, indem wir Ihre Integration beim Klienten begleiten, mit allen Beteiligten sprechen und Sie dabei unterstützen, Ihr volles Potenzial in Ihrer neuen Funktion so bald wie möglich auszuschöpfen,
  • um sicherzustellen, dass Sie nach der Einstellung bei einem Klienten nicht durch uns im Auftrag eines unser anderen Klienten abgeworben werden, soweit Sie nicht darum bitten, für andere freie Stellen berücksichtigt zu werden.

4.1. Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kandidaten ist für die Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bei unseren personalsuchenden Klienten erforderlich. Rechtsgrundlage zur Identifikation und Vermittlung von Kandidaten ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.

4.2. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs.1 S. 1 lit. b EU DSGVO), unter Berücksichtigung des Art. 88 EU DSGVO und dem § 26 BDSG. Der Zweck der Verarbeitung richtet sich in erster Linie nach den Anforderungen der Durchführung des Vertragsverhältnisses (Honorarzahlungen, Abführung von Steuern, Erbringung der Arbeitsleistung, etc.), der Erfüllung von Meldepflichten gegenüber Ämtern, Behörden und Aufsichtsinstitutionen, auf Grundlage einer rechtlichen Basis.

4.3. Zur Wahrung berechtigter Interessen im Rahmen der Interessenabwägung

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten darüber hinaus zur Wahrung unseres berechtigten Interesses von uns oder berechtigter Interessen von Dritten. Dies kann beispielsweise sein:

  • Gewährleistung effektiver Arbeitskrafteinteilung, Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache,
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
  • Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts, zur Sammlung von Beweismitteln bei Überfällen und Betrugsdelikten,
  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen),
  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung,
  • Risikosteuerung innerhalb des Unternehmens.

Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass Sie im Rahmen Ihrer vertraglichen Tätigkeit eine Straftat begangen haben, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

4.4. Aufgrund Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

4.5. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapier-handelsgesetz, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Sparkassenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören u.a. Maßnahmen zur Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.

 

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses und gesetzlicher Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind Unternehmen in den Kategorien kreditwirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Telekommunikation, Gehaltsabrechnung, Inkasso, sowie Druckdienstleistungen. Ein Zugriff durch unbefugte Dritte ist durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen verwehrt.

  • Zur Entgeltabrechnung, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung werden entsprechende Daten an das Steuerbüro Ausborn & Partner weitergeleitet.
  • Zur Nutzung der hunter Software ist ein Eintrag der betroffenen Person in hunter möglich (Name, Vorname, Kontaktdaten, Beruf/Funktion/Branche, ggf. Lebenslauf). Diese Daten sind gegebenenfalls der Fecher GmbH, dem Provider der hunter Software, zugänglich.
  • Vereinzelt kann es vorkommen, dass wir aufgrund neuer rechtlicher Vorschriften alle Personen in unserer Datenbank zwecks Information und Aufklärung anschreiben müssen. Aufgrund der Menge der zu versendenden E-Mails nehmen wir in diesem Fall einen externen E-Mail-Tool-Provider in Anspruch. Mit dem Tool-Provider liegt ein datenschutzkonformer Vertrag vor. Eine langfristige Speicherung Ihrer E-Mailadresse über das Versenden unserer E-Mail hinaus findet auf den Servern des Tool-Providers dabei jedoch nicht statt.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir die geltenden Datenschutzvorschriften beachten. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.
Bei Ihrer Bewerbung für eine Interim-Management-Position im Unternehmen unseres Klienten, werden Ihre Daten an den jeweiligen Klienten zur Aufnahme der Beschäftigung in dessen Unternehmen weitergegeben. Eine Weitergabe der Daten an Dritte zu anderen Zwecken, z. B. zur Werbung oder zum Verkauf der Adressen, schließen wir ausdrücklich aus.

 

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert und was sind die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihres Vertragsverhältnisses. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Bestimmte Daten sind bereits nach Erfüllung des Zweckes während des Beschäftigungsverhältnisses zu Löschen (z.B. Zeiterfassungsdaten, Krankheitsdaten). Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Sobald die Speicherung der Daten nicht mehr zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht, soweit Sie uns nicht Ihre Einwilligung zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten bis auf Widerruf erteilt haben.

 

7. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums- EWR) oder an internationale Organisationen findet nicht statt.

 

8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben

  • das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Berichtigung,
  • das Recht auf Löschung,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

 

9. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Im Rahmen Ihres Vertragsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung Ihrer Tätigkeit bei unserem Klienten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Durchführung des Vertragsverhältnisses ablehnen müssen.

 

10. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung über die Begründung und Durchführung Ihres Vertragsverhältnisses.

 

11. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erstellung eines Profils („Profiling“) über Ihre Person findet nicht statt.

 

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