Informationen für Interim Manager:innen gemäß dem Datenschutzrecht

Der Schutz und der vertrauliche, integre Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sind uns ein besonderes Anliegen. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen geben und Sie auf Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht hinweisen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig und im Einklang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, die auf unsere Unternehmertätigkeit als Personalberatung Anwendung finden können (u. a. Telemediengesetz, Handelsgesetzbuch u. a.).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

GET AHEAD Executive Search GmbH
Steckelhörn 9, 20457 Hamburg
T +49 40 20209-0
F +49 40 20209-10
info@getahead.de
Geschäftsführende Gesellschafter: Matthias Zühlke und Alexander Matthies

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Dr. Sebastian Kraska, IITR Datenschutz GmbH, Marienplatz 2, 80331 München, per E-Mail unter: sk@iitr.de oder per Telefon unter: +49 (0)89 18917360.

2. Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung, wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind. Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden. Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung und Ihres Vertragsverhältnisses von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit dies im Rahmen der Erfüllung des Vertragsverhältnisses erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir in rechtmäßiger Weise von Dritten erhalten (z. B. von Gerichten, Behörden, Ämtern oder Versicherungen). Darüber hinaus können dies auch Daten sein, die wir im Rahmen unseres Suchauftrags für personalsuchende Arbeitgeber zum Zweck der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung erfasst haben. Diese personenbezogenen Daten können zum einen direkt aus dem Kontakt mit Ihnen stammen (durch direkte Kommunikation zwischen Ihnen und GET AHEAD und von Ihnen offengelegten Daten), von Ihnen zum Zweck der Personal- und Jobvermittlung online über Dienste sozialer Medien (z. B. Facebook, Google, Xing, LinkedIn usw.) bereitgestellt worden sein oder aus öffentlich zugänglichen Quellen im Internet herrühren. In Einzelfällen erhalten wir Ihre Kontaktdaten durch eine persönliche Weiterempfehlung.

4. Welche Daten verarbeiten wir?

Relevante personenbezogene Daten betreffen insbesondere Ihre Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mailadresse) sowie für die zu besetzende Interim-Management-Position (IM-Position) maßgebliche Informationen (aktuelle Branche, Unternehmensebene, Positionsfunktion, Abteilung, Arbeitgeber).
Folgende personenbezogene Daten werden von uns verarbeitet: Kontakt- und Adressinformationen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mailadresse, Telefonnummer, Mobilnummer), Geburtsdatum. Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Bewerbungsfoto, Anschreiben/Motivationsschreiben, Lebenslauf, Sprachkenntnisse, Informationen über Ihren bisherigen Werdegang und Ihre Berufserfahrung, Ihre schulische und berufliche Ausbildung, Informationen über Ihre angestrebte Beschäftigung (angestrebte Beschäftigung, Stundenausmaß, Gehaltswunsch, Beginn der angestrebten Beschäftigung, Art der Bewerbung (online, per E-Mail etc.), Status der Bewerbung, Korrespondenz mit Ihnen. Darüber hinaus verarbeiten wir Daten und Gesprächs- bzw. Interviewnotizen über Ihre Eignung für freie Stellen bei Klienten, die wir im Rahmen unserer Bewertungen Ihres beruflichen Profils zusammenstellen, Informationen zu Ihrem privaten und beruflichen Leben (soweit wir diese Informationen von Ihnen erhalten haben), die für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Führungs- oder ähnliche Managementposition von Bedeutung sein könnten, und uns gegenüber durch Sie zuvor offengelegte personenbezogene Daten sowie Daten bzgl. der vertraglichen Leistungserbringung bei Ihrer Platzierung der IM-Position (z.B. Zeiterfassung, Vertragsdaten, Honorar, Bankverbindungs- und Abrechnungsdaten wie Steuernummer, IBAN, BIC.).
Hinweis: Bei der Verarbeitung Ihrer Daten folgen wir den Datenschutzgrundsätzen, insbesondere den Grundsätzen der Zweckbindung, Integrität und Vertraulichkeit, und verarbeiten nur solche personenbezogenen Informationen, die für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Führungs- oder ähnliche Managementposition von Bedeutung sein könnten.

5. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten? – Zweck der Verarbeitung

Eine Verarbeitung durch unser Unternehmen erfolgt ausschließlich im Rahmen des Suchauftrags unseres Klienten zum Zweck der Durchführung des Recruitingprozesses und des Bewerbermanagements. Zusätzlich können Ihre personenbezogenen Informationen im Einzelfall verarbeitet werden, um mit Ihrer Erlaubnis Auskünfte über Ihre Bildungsnachweise, berufsbezogenen Abschlüsse und Zertifikate einzuholen. Mit Ihrer Einwilligung zum Verbleib in unserem Kandidatenpool verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Sie über künftige, Ihrem Profil und Ihrer beruflichen Weiterentwicklung entsprechenden Führungs- oder ähnliche Managementpositionen zu kontaktieren und zu informieren. Bei einer erfolgreichen Platzierung Ihrerseits bei einem unserer Klienten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten darüberhinaus a) zur Vertragsdurchführung mit Ihnen b) zur Kontaktaufnahme mit Ihnen, als Ansprechpartner für Klienten für die Einstellung von anderen Kandidat:innen oder als Informationsquelle für potenzielle Kandidat:innen für Drittklienten, c) zur Erbringung von Services zur Integration im Auftrag eines Klienten, bei dem Sie eingestellt wurden, indem wir Ihre Integration beim Klienten begleiten, mit allen Beteiligten sprechen und Sie dabei unterstützen, Ihr volles Potenzial in Ihrer neuen Funktion so bald wie möglich auszuschöpfen, d) zur Sicherstellung, dass Sie nach der Einstellung bei einem Klienten nicht durch uns im Auftrag eines unser anderen Klienten abgeworben werden, soweit Sie nicht darum bitten, für andere freie Stellen berücksichtigt zu werden sowie e) zur Einholung Ihres anonymen Feedbacks bezüglich unserer Leistungen und des Recruitingprozesses.

6. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

6.1. Rechtsgrundlage: Zur Durchführung (vor-)vertraglicher Maßnahmen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahren und zur Entscheidungsfindung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bei unseren Klienten, in deren Namen wir beauftragt werden, bei der Besetzung einer freien Stelle mitzuwirken, sowie zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses mit GET AHEAD unter Berücksichtigung des Art. 88 EU DSGVO und dem § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b EU DSGVO. Der Zweck der Verarbeitung richtet sich in erster Linie nach den Anforderungen der Durchführung des Vertragsverhältnisses (Honorarzahlungen, Abführung von Steuern, Erbringung der Arbeitsleistung, etc.), der Erfüllung von Meldepflichten gegenüber Ämtern, Behörden und Aufsichtsinstitutionen, auf Grundlage einer rechtlichen Basis.

6.2. Rechtsgrundlage: Aufgrund Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Mit Ihrer Einwilligung geben Sie uns Ihr Einverständnis, Sie betreffende personenbezogenen Daten wie in diesem Schreiben aufgeführt bis zu Ihrem Widerruf zu speichern und zu verarbeiten und nach Rücksprache mit Ihnen an für Sie interessante personalsuchende Arbeitgeber weiterzuleiten.

6.3. Rechtsgrundlage: Zur Wahrung berechtigter Interessen

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Ein berechtigtes Interesse kann dabei insbesondere bestehen:
in der effizienten Durchführung unserer Geschäftstätigkeit und zur Erfüllung der unserem Klienten gegenüber zugesagten Leistung. Das berechtigte Interesse unseres Klienten besteht in der Besetzung der ausgeschriebenen Position. Um unseren Geschäftszweck der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung optimal erfüllen zu können, bedarf es einer Kontaktaufnahme mit Kandidat:innen und einer Verwendung von Informationen zur Kontaktaufnahme mit Kandidat:innen. Ein entgegenstehendes Interesse der betroffenen Person besteht insoweit nicht, weil wir hierzu nur öffentlich zugängliche Daten verwenden oder Daten, die von der betroffenen Person selbst zur Aufnahme von beruflichen Kontakten bereitgestellt wurde, sodass eine Zweckbindung vorliegt
zur Speicherung von Kontaktinformationen der Kandidat:innen, um unserer Informations-, Auskunfts- und Löschpflicht bezüglich der betreffenden personenbezogenen Daten gerecht zu werden in der Verfolgung unserer Geschäftsinteressen auf Verbesserung unserer Leistungen der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung (z.B. Zusenden einer freiwilligen Online-Zufriedenheitsumfrage).
In der Gewährleistung effektiver Arbeitskrafteinteilung, Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache,
In der Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
In der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten,
Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen Ihre personenbezogenen Daten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass Sie im Rahmen Ihrer vertraglichen Tätigkeit eine Straftat begangen haben, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

6.4. Rechtsgrundlage: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapier-handelsgesetz, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Sparkassenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören u.a. Maßnahmen zur Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken.

7. Wer bekommt meine Daten?

Ihre personenbezogenen Daten stehen über unser System ausschließlich unseren MitarbeiterInnen zum Zwecke der Erbringung des Suchauftrags und der Durchführung des Recruitingprozesses zur Verfügung. Ein Zugriff durch unbefugte Dritte ist durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen verwehrt. Ihre Daten werden nur nach Rücksprache mit Ihnen an unsere Klienten weitergegeben, wenn Sie an einer angebotenen Position interessiert sind. Eine Weitergabe der Daten an Dritte zu anderen Zwecken, z. B. zur Werbung oder zum Verkauf der Adressen, schließen wir ausdrücklich aus. Bei Vorliegen Ihres Interesses an einer Bewerbung für eine Interim-Management-Position im Unternehmen unseres Klienten, werden Ihre Daten an den jeweiligen Klienten zur Aufnahme der Beschäftigung in dessen Unternehmen weitergegeben. Eine Weitergabe der Daten an Dritte zu anderen Zwecken, z. B. zur Werbung oder zum Verkauf der Adressen, schließen wir ausdrücklich aus.
Sofern der Recruitingprozess erfolgreich zu Ihrer Einstellung bei unserem Klienten führt, erhalten diejenigen Stellen in unserem Unternehmen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses und gesetzlicher Pflichten brauchen. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir die geltenden Datenschutzvorschriften beachten. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind.
Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten setzen wir externe Dienstleister ein. Dies sind Unternehmen in den Kategorien kreditwirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Telekommunikation, Gehaltsabrechnung, Inkasso sowie Druckdienstleistungen. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt stets nur im rechtlich zulässigen Rahmen und soweit für die Durchführung des Recruitingprozesses erforderlich ist. Eine Weitergabe von Daten kann insbesondere stattfinden:
Zur Entgeltabrechnung, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung an unser Steuerbüro.
Eintrag der betroffenen Person in unser System zur Nutzung der Recruitingsoftware,
Vereinzelt kann es vorkommen, dass wir aufgrund neuer rechtlicher Vorschriften alle Personen in unserer Datenbank zwecks Information und Aufklärung anschreiben müssen. Aufgrund der Menge der zu versendenden E-Mails nehmen wir in diesem Fall einen externen E-Mail-Tool-Provider in Anspruch. Mit dem Tool-Provider liegt ein datenschutzkonformer Vertrag vor. Eine langfristige Speicherung Ihrer E-Mailadresse über das Versenden unserer E-Mail hinaus findet auf den Servern des Tool-Providers dabei jedoch nicht statt.
Wir haben mit all unseren Dienstleistern entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich unsere Dienstleister bei etwaiger Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in allen Punkten an die strengen Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts hält. Ein Zugriff durch unbefugte Dritte ist durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen verwehrt.

8. Folgen von Widerruf bzw. Nichterteilung einer Einwilligung bei Fehlen eines gesetzlichen Erlaubnistatbestands

Folgen hat eine nicht erteilte Einwilligung bzw. ein Widerruf Ihrer bereits erteilten Einwilligung grundsätzlich nur bei Fehlen eines anderweitigen Erlaubnistatbestands. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Hinweis: Haben Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder nicht erteilt, sind wir zur Löschung Ihrer Daten gem. Art. 17 DSGVO verpflichtet. Für unsere Dokumentation und den Nachweis dieses Vorgangs bleiben ihr Vor- und Nachname, sowie Ihre E-Mail-Adresse bis zum Ablauf sonstiger gesetzlicher Fristen, in unserer Datenbank erhalten.

9. Wie lange werden meine Daten gespeichert und was sind die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer?

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Mitteilung der Entscheidung des Recruitingprozesses binnen sechs Monaten gelöscht, soweit Sie nicht eine längere Datenspeicherung im Rahmen der Aufnahme in unseren Kandidatenpool eingewilligt haben. Mit der Erteilung Ihrer Einwilligung in die Aufnahme in unseren Kandidatenpool geben Sie uns Ihr Einverständnis, Ihre Daten bis auf Widerruf verarbeiten zu dürfen. Wenn Sie der Verarbeitung widersprechen, Ihre Einwilligung widerrufen oder die Verarbeitung zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist, löschen wir Ihre Daten gem. Art. 17 DSGVO unverzüglich, soweit die Verarbeitung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist, vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.
Bei Aufnahme eines Vertragsverhältnisses mit GET AHEAD verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten soweit erforderlich für die Dauer Ihres Vertragsverhältnisses. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

10. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) kann im Einzelfall stattfinden, soweit unsere Klienten ihren Sitz außerhalb der EU bzw. des EWR haben (s.o. Ziff. 7.). Über eine solche Weitergabe informieren wir Sie vorab im Rahmen des jeweiligen Recruitingprozesses. Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten setzen wir und/oder unsere Dienstleister zum Teil Auftragsverarbeiter in Drittstaaten ein (hier: Großbritannien); es wurden von uns und unseren Dienstleitstern entsprechende Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO mit den jeweiligen Auftragsverarbeitern abgeschlossen.

11. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben:

  • das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Berichtigung Ihrer unrichtigen oder unvollständigen Daten,
  • das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

12. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Soweit dies bei der Erhebung nicht ausdrücklich angegeben ist, ist die Bereitstellung von Daten nicht verpflichtend. Eine solche Verpflichtung kann sich aus gesetzlichen oder vertraglichen Regelungen ergeben. Wir möchten Sie an dieser Stelle jedoch darauf hinweisen, dass wir Sie mangels bereitgestellter Daten für entsprechende Positionen nicht berücksichtigen können.

13. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall oder ein Profiling?

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

14. Sichere Aufbewahrung von Informationen

Um die im Rahmen Ihrer Bewerbung erhobenen und übermittelten Daten vor unzulässigen Dateneingriffen wie beispielsweise Datenverlust, Zerstörung, vorsätzlichen Manipulationshandlungen oder Zugriff von unberechtigten Dritten zu schützen, haben wir diverse technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem aktuellen Stand der Technik getroffen.

15. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2021. Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse können eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung nach sich ziehen. Wir bitten Sie daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über die Verwendung personenbezogener Daten durch unser Unternehmen informiert zu bleiben.

Download