Informationen für Kandidat:innen gemäß dem Datenschutzrecht

Der Schutz und der vertrauliche, integre Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sind uns ein besonderes Anliegen. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen geben und Sie auf Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht hinweisen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig und im Einklang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, die auf unsere Unternehmertätigkeit als Personalberatung Anwendung finden können (u. a. Telemediengesetz, Handelsgesetzbuch u. a.).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

GET AHEAD Executive Search GmbH
Steckelhörn 9, 20457 Hamburg
T +49 40 20209-0
F +49 40 20209-10
info@getahead.de
Geschäftsführende Gesellschafter: Matthias Zühlke und Alexander Matthies

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Dr. Sebastian Kraska, IITR Datenschutz GmbH, Marienplatz 2, 80331 München, per E-Mail unter: sk@iitr.de oder per Telefon unter: +49 (0)89 18917360.

2. Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung, wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind. Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden. Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unseres Suchauftrags für personalsuchende Arbeitgeber zum Zweck der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung erfasst haben. Diese personenbezogenen Daten können zum einen direkt aus dem Kontakt mit Ihnen stammen (durch direkte Kommunikation zwischen Ihnen und GET AHEAD und von Ihnen offengelegten Daten), von Ihnen zum Zweck der Personal- und Jobvermittlung online über Dienste sozialer Medien (z. B. Facebook, Google, Xing, LinkedIn usw.) bereitgestellt worden sein oder aus öffentlich zugänglichen Quellen im Internet herrühren. In Einzelfällen erhalten wir Ihre Kontaktdaten durch eine persönliche Weiterempfehlung.
Folgende personenbezogene Daten speichern bzw. verarbeiten wir: Kontakt- und Adressinformationen (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Anschrift, E-Mailadresse, Telefonnummer, Mobilnummer), Geburtsdatum. Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Bewerbungsfoto, Anschreiben/Motivationsschreiben, Lebenslauf, Sprachkenntnisse, Informationen über Ihren bisherigen Werdegang und Ihre Berufserfahrung, Ihre schulische und berufliche Ausbildung, Informationen über Ihre angestrebte Beschäftigung (angestrebte Beschäftigung, Stundenausmaß, Gehaltswunsch, Beginn der angestrebten Beschäftigung, Art der Bewerbung (online, per E-Mail etc.), Status der Bewerbung, Korrespondenz mit Ihnen. Darüber hinaus verarbeiten wir Daten und Gesprächs- bzw. Interviewnotizen über Ihre Eignung für freie Stellen bei Klienten, die wir im Rahmen unserer Bewertungen Ihres beruflichen Profils zusammenstellen, Informationen zu Ihrem privaten und beruflichen Leben (soweit wir diese Informationen von Ihnen erhalten haben), die für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Führungs- oder ähnliche Managementposition von Bedeutung sein könnten, und uns gegenüber durch Sie zuvor offengelegte personenbezogene Daten.
Hinweis: Bei der Verarbeitung Ihrer Daten folgen wir den Datenschutzgrundsätzen, insbesondere den Grundsätzen der Zweckbindung, Integrität und Vertraulichkeit, und verarbeiten nur solche personenbezogenen Informationen, die für Ihre Qualifikation für eine bestimmte Führungs- oder ähnliche Managementposition von Bedeutung sein könnten.

4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten? – Zweck der Verarbeitung

Eine Verarbeitung durch unser Unternehmen erfolgt ausschließlich im Rahmen des Suchauftrags unseres Klienten zum Zweck der Durchführung des Recruitingprozesses und des Bewerbermanagements. Zusätzlich können Ihre personenbezogenen Informationen im Einzelfall verarbeitet werden, um mit Ihrer Erlaubnis Auskünfte über Ihre Bildungsnachweise, berufsbezogenen Abschlüsse und Zertifikate einzuholen. Mit Ihrer Einwilligung zum Verbleib in unserem Kandidatenpool verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Sie über künftige, Ihrem Profil und Ihrer beruflichen Weiterentwicklung entsprechenden Führungs- oder ähnliche Managementpositionen zu kontaktieren und zu informieren. Bei einer erfolgreichen Platzierung Ihrerseits bei einem unserer Klienten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall darüberhinaus a) zur Kontaktaufnahme mit Ihnen, als Ansprechpartner für Klienten für die Einstellung von anderen Kandidat:innen oder als Informationsquelle für potenzielle Kandidat:innen für Drittklienten, b) zur Erbringung von Services zur Integration im Auftrag eines Klienten, bei dem Sie eingestellt wurden, indem wir Ihre Integration beim Klienten begleiten, mit allen Beteiligten sprechen und Sie dabei unterstützen, Ihr volles Potenzial in Ihrer neuen Funktion so bald wie möglich auszuschöpfen, c) zur Sicherstellung, dass Sie nach der Einstellung bei einem Klienten nicht durch uns im Auftrag eines unser anderen Klienten abgeworben werden, soweit Sie nicht darum bitten, für andere freie Stellen berücksichtigt zu werden sowie d) zur Einholung Ihres anonymen Feedbacks bezüglich unserer Leistungen und des Recruitingprozesses.

5. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

5.1. Rechtsgrundlage: Zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten aufgrund einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgt insbesondere auf der Grundlage der Notwendigkeit zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO zur Durchführung des Bewerbungsverfahren und zur Entscheidungsfindung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bei unseren Klienten, in deren Namen wir beauftragt werden, bei der Besetzung einer freien Stelle mitzuwirken.

5.2. Rechtsgrundlage: Aufgrund Ihrer Einwilligung

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Mit Ihrer Einwilligung geben Sie uns Ihr Einverständnis, Sie betreffende personenbezogenen Daten wie in diesem Schreiben aufgeführt bis zu Ihrem Widerruf zu speichern und zu verarbeiten und nach Rücksprache mit Ihnen an für Sie interessante personalsuchende Arbeitgeber weiterzuleiten.

5.3. Rechtsgrundlage: Zur Wahrung berechtigter Interessen

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Ein berechtigtes Interesse kann dabei insbesondere bestehen:
• in der effizienten Durchführung unserer Geschäftstätigkeit und zur Erfüllung der unserem Klienten gegenüber zugesagten Leistung. Das berechtigte Interesse unseres Klienten besteht in der Besetzung der ausgeschriebenen Position. Um unseren Geschäftszweck der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung optimal erfüllen zu können, bedarf es einer Kontaktaufnahme mit Kandidat:innen und einer Verwendung von Informationen zur Kontaktaufnahme mit Kandidat:innen. Ein entgegenstehendes Interesse der betroffenen Person besteht insoweit nicht, weil wir hierzu nur öffentlich zugängliche Daten verwenden oder Daten, die von der betroffenen Person selbst zur Aufnahme von beruflichen Kontakten bereitgestellt wurde, sodass eine Zweckbindung vorliegt
• zur Speicherung von Kontaktinformationen der Kandidat:innen, um unserer Informations-, Auskunfts- und Löschpflicht bezüglich der betreffenden personenbezogenen Daten gerecht zu werden
• in der Verfolgung unserer Geschäftsinteressen auf Verbesserung unserer Leistungen der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung (z.B. Zusenden einer freiwilligen Online-Zufriedenheitsumfrage).

5.4. Rechtsgrundlage: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Sparkassenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Insbesondere bei einer erfolgreichen Vermittlung kann es daher erforderlich sein, personenbezogene Daten entsprechend der gesetzlichen Fristen aufzubewahren, soweit diese Daten für die Abrechnung als Buchungsbeleg und zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten relevant sind.

6. Wer bekommt meine Daten?

Ihre personenbezogenen Daten stehen über unser Recruitingsystem ausschließlich unseren MitarbeiterInnen zum Zwecke der Erbringung des Suchauftrags und der Durchführung des Recruitingprozesses zur Verfügung. Ein Zugriff durch unbefugte Dritte ist durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen verwehrt.
Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten setzen wir externe Dienstleister ein. Eine Weitergabe von Daten an Dritten erfolgt stets nur im rechtlich zulässigen Rahmen und soweit für die Durchführung des Recruitingprozesses erforderlich. Wir haben mit all unseren Dienstleistern entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich unsere Dienstleister bei etwaiger Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in allen Punkten an die strengen Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts hält.
Ihre Daten werden nur nach Rücksprache mit Ihnen an unsere Klienten weitergegeben, wenn Sie an einer angebotenen Position interessiert sind. Eine Weitergabe der Daten an Dritte zu anderen Zwecken, z. B. zur Werbung oder zum Verkauf der Adressen, schließen wir ausdrücklich aus.

7. Folgen von Widerruf bzw. Nichterteilung einer Einwilligung bei Fehlen eines gesetzlichen Erlaubnistatbestands

Folgen hat eine nicht erteilte Einwilligung bzw. ein Widerruf Ihrer bereits erteilten Einwilligung grundsätzlich nur bei Fehlen eines anderweitigen Erlaubnistatbestands. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Hinweis: Haben Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder nicht erteilt, sind wir zur Löschung Ihrer Daten gem. Art. 17 DSGVO verpflichtet. Für unsere Dokumentation und den Nachweis dieses Vorgangs bleiben ihr Vor- und Nachname, sowie Ihre E-Mail-Adresse bis zum Ablauf sonstiger gesetzlicher Fristen, in unserer Datenbank erhalten.

8. Wie lange werden meine Daten gespeichert und was sind die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer?

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Mitteilung der Entscheidung in der Regel binnen sechs Monaten gelöscht, soweit Sie nicht eine längere Datenspeicherung im Rahmen der Aufnahme in unseren Kandidatenpool eingewilligt haben. Mit der Erteilung Ihrer Einwilligung in die Aufnahme in unseren Kandidatenpool geben Sie uns Ihr Einverständnis, Ihre Daten bis auf Widerruf verarbeiten zu dürfen. Wenn Sie der Verarbeitung widersprechen, Ihre Einwilligung widerrufen oder die Verarbeitung zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist, löschen wir Ihre Daten gem. Art. 17 DSGVO unverzüglich, soweit die Verarbeitung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist, vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.

9. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) kann im Einzelfall stattfinden, soweit unsere Klienten ihren Sitz außerhalb der EU bzw. des EWR haben (s.o. Ziff. 6.). Über eine solche Weitergabe informieren wir Sie vorab im Rahmen des jeweiligen Recruitingprozesses. Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten setzen wir und/oder unsere Dienstleister zum Teil Auftragsverarbeiter in Drittstaaten ein (hier: Vereinigte Staaten von Amerika, Großbritannien); es wurden von uns und unseren Dienstleitstern entsprechende Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO mit den jeweiligen Auftragsverarbeitern abgeschlossen. Unsere Dienstleister sowie deren Subunternehmer haben jedoch keinen direkten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben:

  • das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Berichtigung Ihrer unrichtigen oder unvollständigen Daten,
  • das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit, und
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Sind Sie zur Bereitstellung der Daten verpflichtet?

Soweit dies bei der Erhebung nicht ausdrücklich angegeben ist, ist die Bereitstellung von Daten nicht verpflichtend. Eine solche Verpflichtung kann sich aus gesetzlichen oder vertraglichen Regelungen ergeben. Wir möchten Sie an dieser Stelle jedoch darauf hinweisen, dass wir Sie mangels bereitgestellter Daten für entsprechende Positionen nicht berücksichtigen können.

12. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall oder ein Profiling?

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

13. Sichere Aufbewahrung von Informationen

Um die im Rahmen Ihrer Bewerbung erhobenen und übermittelten Daten vor unzulässigen Dateneingriffen wie beispielsweise Datenverlust, Zerstörung, vorsätzlichen Manipulationshandlungen oder Zugriff von unberechtigten Dritten zu schützen, haben wir diverse technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem aktuellen Stand der Technik getroffen.

14. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Mai 2021 und ist aktuell gültig. Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse können eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung nach sich ziehen. Wir bitten Sie daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über die Verwendung personenbezogener Daten durch unser Unternehmen informiert zu bleiben.

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