Informationen für Klienten gemäß dem Datenschutzrecht

Der Schutz und der vertrauliche, integre Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sind uns ein besonderes Anliegen. Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch unser Unternehmen geben und Sie auf Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht hinweisen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten regelmäßig und im Einklang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und bereichsspezifischen Datenschutznormen, die auf unsere Unternehmertätigkeit als Personalberatung Anwendung finden können (u. a. Telemediengesetz, Handelsgesetzbuch u. a.).

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

GET AHEAD Executive Search GmbH
Steckelhörn 9, 20457 Hamburg
T +49 40 20209-0
F +49 40 20209-10
info@getahead.de
Geschäftsführende Gesellschafter: Matthias Zühlke und Alexander Matthies

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Dr. Sebastian Kraska, IITR Datenschutz GmbH, Marienplatz 2, 80331 München, per E-Mail unter: sk@iitr.de oder per Telefon unter: +49 (0)89 18917360.

2. Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung, wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind. Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden. Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Dienstleistungen für personalsuchende Arbeitgeber zum Zweck der Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung erfasst haben. Dabei erhalten wir in der Regel Ihre Kontaktdaten durch eine Weitergabe Ihres Unternehmens/Arbeitgebers als Kontaktperson für die im Auftrag Ihres Unternehmens/Arbeitgebers von uns durchgeführte Personalsuche. Die relevanten personenbezogenen Daten betreffen insbesondere Ihre Kontaktdaten (Vor- und Nachname, Telefonnummer, Mobilnummer, E-Mailadresse) sowie maßgebliche Informationen über Ihre Position und Funktion bei Ihrem Arbeitgeber/unserem Klienten (z. B. aktuelle Branche, Unternehmensebene, Positionsfunktion, Abteilung).
Hinweis: Bei der Verarbeitung Ihrer Daten folgen wir den Datenschutzgrundsätzen, insbesondere den Grundsätzen der Zweckbindung, Integrität und Vertraulichkeit, und verarbeiten nur solche personenbezogenen Informationen, die zur Kontaktaufnahme mit Ihnen für die jeweilige von Ihrem Unternehmen in Auftrag gegebene Dienstleistung von Bedeutung sein könnten.

4. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten? – Zweck der Verarbeitung

Eine Verarbeitung durch unser Unternehmen erfolgt zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung, zur Stärkung der bestehenden Geschäftsbeziehung bzw. zum Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen oder dem Herantreten an Interessenten. Im Falle einer bereits erfolgten Beauftragung verarbeiten wir personenbezogene Daten im Rahmen der Erfüllung unseres konkreten Vertrages gegenüber unseren Klienten sowie zur internen Organisation des jeweiligen Auftrags und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Kontaktaufnahme und Rücksprache mit Ihnen als Kontaktperson des Klienten in unserem System.

5. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

5.1. Rechtsgrundlage: Zur Durchführung (vor-)vertraglicher Maßnahmen

Wenn Sie unser Klient oder eine Kontaktperson bei unserem Klienten sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil dies zur Erfüllung des mit Ihnen/Ihrem Unternehmen geschlossenen Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen/Ihrem Unternehmen erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

5.2. Rechtsgrundlage: Aufgrund Ihrer Einwilligung

Wenn Sie ein Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient sind, werden wir Ihre Kontaktdaten zum Zweck der Direktwerbung über den Weg der Zusendung elektronischer Post oder der telefonischen Kontaktaufnahme nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO verarbeiten (z.B. Zusenden eines Newsletters).

5.3. Rechtsgrundlage: Zur Wahrung berechtigter Interessen

Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, um die unter Ziffer 4 genannten Zwecke zu erreichen.

5.4. Rechtsgrundlage: Aufgrund gesetzlicher Vorgaben

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, vgl. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Kreditwesengesetz, Geldwäschegesetz, Wertpapierhandelsgesetz, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Europäischen Zentralbank, der Europäischen Sparkassenaufsicht, der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Insbesondere bei einer erfolgreichen Vermittlung von Führungs- und ähnlichen Managementpositionen kann es daher erforderlich sein, personenbezogene Daten entsprechend der gesetzlichen Fristen aufzubewahren, soweit diese Daten für die Abrechnung als Buchungsbeleg und zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten relevant sind.

6. Wer bekommt meine Daten?

Ihre personenbezogenen Daten stehen über unser System ausschließlich unseren Mitarbeiter*innen zum Zwecke Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung zur Verfügung und werden von uns ausschließlich zur Kontaktaufnahme und Rücksprache mit Ihnen als Kontaktperson für die Personalsuche, Personalauswahl und Personalvermittlung für Ihr Unternehmen verarbeitet. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt stets nur im rechtlich zulässigen Rahmen und soweit dies für die Durchführung der unter Ziffer 4 genannten Zwecken zwingend erforderlich ist. Ein Zugriff durch unbefugte Dritte ist durch entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen verwehrt. Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten setzen wir externe Dienstleister ein. Dies sind Unternehmen in den Kategorien kreditwirtschaftliche Leistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik, Telekommunikation, Buchhaltung sowie Inkasso. Mit unseren externen Dienstleistern haben wir entsprechende Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß der DSGVO abgeschlossen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich unsere Dienstleister bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in allen Punkten an die strengen Vorgaben des deutschen und europäischen Datenschutzrechts halten.

7. Folgen von Widerruf bzw. Nichterteilung einer Einwilligung bei Fehlen eines gesetzlichen Erlaubnistatbestands

Folgen hat eine nicht erteilte Einwilligung bzw. ein Widerruf Ihrer bereits erteilten Einwilligung grundsätzlich nur bei Fehlen eines anderweitigen Erlaubnistatbestands. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Hinweis: Haben Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder nicht erteilt, sind wir zur Löschung Ihrer Daten gem. Art. 17 DSGVO verpflichtet. Für unsere Dokumentation und den Nachweis dieses Vorgangs bleiben ihr Vor- und Nachname, sowie Ihre E-Mail-Adresse bis zum Ablauf sonstiger gesetzlicher Fristen, in unserer Datenbank erhalten.

8. Wie lange werden meine Daten gespeichert und was sind die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung im Rahmen derer wir Ihre Daten erhoben haben oder bis zum Ablauf der anwendbaren gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen; darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden oder bis zur Beendigung eines berechtigten Interesses.
Soweit Sie ein Klient, ehemaliger Klient, Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient oder eine Kontaktperson bei einer der Vorgenannten sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke des Marketings bis zu Ihrem Widerspruch oder dem Widerruf Ihrer Einwilligung, soweit die Marketingmaßnahme auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt. Wenn Sie der Verarbeitung widersprechen, Ihre Einwilligung widerrufen oder die Verarbeitung zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist, löschen wir Ihre Daten gem. Art. 17 DSGVO unverzüglich, soweit die Verarbeitung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist, vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO.

9. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Grundsätzlich übermitteln wir keine personenbezogenen Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation. Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten setzen wir und/oder unsere Dienstleister (Softwareanbieter) zum Teil Auftragsverarbeiter in Drittstaaten ein (hier: Vereinigte Staaten von Amerika, Großbritannien); es wurden von uns und unseren Dienstleitstern entsprechende Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO mit den jeweiligen Auftragsverarbeitern abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Unsere Dienstleister sowie deren Subunternehmer haben jedoch keinen direkten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben:

  • das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Berichtigung Ihrer unrichtigen oder unvollständigen Daten,
  • das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit, und
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Sind Sie zur Bereitstellung der Daten verpflichtet?

Soweit dies bei der Erhebung nicht ausdrücklich angegeben ist, ist die Bereitstellung von Daten nicht verpflichtend. Eine solche Verpflichtung kann sich aus gesetzlichen oder vertraglichen Regelungen ergeben. Wir möchten Sie an dieser Stelle jedoch darauf hinweisen, dass wir Sie mangels bereitgestellter Daten für entsprechende Positionen nicht berücksichtigen können.

12. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall oder ein Profiling?

Als verantwortungsbewusstes Unternehmen verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling.

13. Sichere Aufbewahrung von Informationen

Um die im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung erhobenen und übermittelten Daten vor unzulässigen Dateneingriffen wie beispielsweise Datenverlust, Zerstörung, vorsätzlichen Manipulationshandlungen oder Zugriff von unberechtigten Dritten zu schützen, haben wir diverse technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem aktuellen Stand der Technik getroffen.

14. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Mai 2021 und ist aktuell gültig. Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer unternehmensinternen Prozesse können eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung nach sich ziehen. Wir bitten Sie daher, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über die Verwendung personenbezogener Daten durch unser Unternehmen informiert zu bleiben.

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